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Nouveau format de convention adopté par le Conseil

 

Le Conseil d’administration de la COPA a élaboré une stratégie au sujet de notre Assemblée générale annuelle et Convention ici et là durant plusieurs années. En fin 2007, il a été décidé de former un comité afin de réviser le format de la convention et d’en arriver à des recommandations à être considérées par le Conseil. Le Président du comité était Doug Ronan, Directeur de l’Ontario, et les membres étaient Brian Chappell, Directeur des Maritimes, Earl Kickley, Directeur de la Saskatchewan, et moi-même en tant que membre ex-officio.

Il y avait plusieurs raisons pourquoi le Conseil voulait que nos conventions soient révisées. Les conventions COPA ne sont pas des évènements qui peuvent être planifiés et exécutés à distance. Ce n’est pas aussi simple que de louer des hôtels, engager des conférenciers et de publiciser l’évènement.

Parce que notre devoir est de promouvoir l’aviation personnelle, nos conventions ont toujours été centrées autour d’aéroports autant que possible afin d’encourager la participation des rendez-vous aériens, ce qui oblige de la planification plus complexe pour des facilités aéronautiques, du transport au sol, un nombre significatif de volontaires, etc.

Sans le personnel dédié au Quartier général, nous nous sommes toujours fiés aux escadrilles COPA non seulement pour fournir les volontaires mais aussi pour accomplir le gros de la planification et de l’organisation.

Durant les dix dernières années, nous avons eu de très grosses conventions (600+ participants) et nous avons eu quelques désastres (moins de 100 participants). Certains des évènements à bas taux de participation l’ont été à cause de la mauvaise température, qui représente le plus grand risque lorsqu’on organise n’importe quel évènement aéronautique. D’autres ont vu peu de participation à cause d’évènements compétitifs. Dans l’un ou l’autre cas, ils peuvent mener à des pertes financières substantielles.

Préparer une convention est une tâche difficile et les escadrilles qui le font se brûlent à la tâche. Il y a eu très peu d’endroits où il y a eu plus d’une de nos conventions.

Nous remercions certainement les escadrilles COPA qui entreprennent cette énorme tâche mais nous comprenons aussi pourquoi ils ne veulent pas le faire de nouveau. Le nombre de réponses que nous recevons pour accueillir une convention a diminué durant les années récentes et nous manquons simplement d’escadrilles COPA voulant ou étant capables d’organiser un gros évènement.

Avant que le comité entreprenne sa révision, nous avions assemblé certains commentaires des membres de la Convention 2006 fournis lors de notre sondage général des membres effectué en 2007. Les résultats indiquent que la majorité des membres veulent un évènement qui se déplace à travers le pays et qui soit tenu à un aéroport. Le plupart des membres voulaient voir que les frais de convention soient inférieurs à 75 dollars.

Ainsi, après avoir reçu le rapport du comité de révision de la convention, le Conseil a décidé d’un nouveau format de convention qui débutera en 2010. La première étape importante a été de renommer l’évènement de la façon suivante: «Rendez-vous aérien annuel et assemblée générale annuelle de la COPA». Ceci met définitivement l’emphase sur le rendez-vous aérien avec des activités situées à l’aéroport.

Afin de ramener l’évènement à l’intérieur des capacités de plusieurs autres escadrilles COPA, la portion COPA sera d’une journée seulement (samedi) avec la nécessité minimale de fournir le déjeuner et le lunch, des facilités pour la l’Assemblée générale annuelle, et différents types d’activités appropriées selon l’aéroport d’accueil.

Celles-ci peuvent aller d’une visite des avions sur le tarmac jusqu’à des séminaires, des exhibitions, ou des tours de hangar/d’aéroport. Le repas de la soirée peut être un repas avec couvert ou un BBQ à l’extérieur, dépendant des facilités et du désir de l’escadrille d’accueil.

Une rencontre amicale ou un repas en soirée le vendredi auparavant sera entièrement au goût de l’escadrille d’accueil. Ce sera la même chose pour le déjeuner du dimanche matin pour ceux qui resterons autour. Ceux-ci seront des évènements des escadrilles locales quoique d’autres clubs puissent être invités à s’impliquer et partager les profits.

Tous les profits du rendez-vous aérien du samedi seront partagés de façon égale entre la COPA et l’escadrille ou le club d’accueil.

La rotation annuelle du Rendez-vous aérien annuel et de l’Assemblée générale annuelle sera simplement faite entre l’est et l’ouest du Canada, divisé à la frontière Ontario/Manitoba, avec le premier (2010) étant tenu dans l’est du Canada. N’importe quelle escadrille COPA dans la moitié appropriée du pays peut soumettre une requête pour accueillir l’évènement annuel.

Même les clubs de vol qui ne sont pas des escadrilles, mais qui possèdent plusieurs membres COPA, seront considérés. Nous préférons que les escadrilles qui veulent soumettre une requête le fassent deux ans à l’avance afin d’allouer amplement de temps pour la sélection et la préparation.

Nous espérons que ce nouveau format à plus petite échelle sera plus attrayant aux organisateurs locaux et permettra à l’évènement annuel de se promener vers plusieurs nouvelles et différentes parties du pays.

Si votre club aimerait vérifier ceci davantage, les nouvelles lignes directrices pour accueillir le Rendez-vous annuel et l’Assemblée générale annuelle de la COPA sont disponibles sur le site internet de la COPA à l’adresse suivante: http://www.copanational.org/Convention.cfm.

En attendant, soyez certain de vous rendre à la Convention 2009 à Calgary. Et continuez à faire tourner votre hélice.