Politique de vie privée de la COPA

Introduction

Nous de l'Association canadienne des pilotes et propriétaires d'aéronefs (COPA) sommes engagés à respecter votre vie privée et à reconnaître votre besoin pour une protection et une gestion appropriée de toute information personnellement identifiable ("information personnelle") que vous partagez avec nous.  Information personnelle signifie toute information qui peut être utilisée afin d'identifier un individu, incluant, mais n'étant pas limité ce qui suit: un prénom et un nom de famille, une adresse de maison ou toute autre adresse physique et  adresse de courriel ou autre information de contact, que ce soit au travail ou à la maison.  La COPA a établi cette Politique de vie privée en ligne afin que vous compreniez le soin que nous entendons apporter à votre information personnelle et afin de se conformer aux exigences de la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.  La Politique de vie privée explique notre engagement à respecter et protéger votre information personnelle.  Nous voulons que vous sachiez pourquoi nous avons besoin de votre information personnelle, comment la confidentialité de cette information est protégée, et comment vous pouvez savoir quelle information à votre sujet est enregistrée.

Responsabilité

La COPA est responsable de votre information personnelle sous son contrôle.  Nous avons nommé un Coordinateur à la vie privée qui est responsable de la conformité de la COPA envers cette Politique de vie privée.  Notre personnel au complet est entraîné dans les politiques de l'organisation qui sont reliées à la vie privée, spécifiquement le fait que nous ne fournissons aucune information personnelle à quiconque, sans le consentement de l'individu.

Raisons de l’identification

L'information personnelle enregistrée par la COPA comprend les éléments suivants: le nom, l'adresse et toute information de contact telle que les numéros de téléphone, de Facsimilé et d'adresse courriel.  L'information est utilisée afin de d'envoyer des messages réguliers à nos membres, sous la forme d'un journal mensuel et des avis périodiques concernant le statut de renouvellement de l'adhésion.  Nous accumulons aussi de l'information de carte de crédit pour le paiement des frais d'adhésion.

L'information additionnelle qui est amassée au sujet de l'entraînement en vol, de la propriété d'avion et de la date de naissance est utilisée à l'interne pour compiler nos propres statistiques afin de déterminer qui sont nos membres et comment les servir de la meilleure façon possible.  Nous ne vendons pas de listes ni d'information personnelle.

Nous partageons actuellement de l'information de contact avec le partenaire de la COPA, la carte MasterCard de la BMO Banque de Montréal, qui utilise cette information pour des fins d'envoi et de marketing.  De plus, nous fournissons de l'information spécifique de contact régional aux escadrilles COPA pour des fins de recrutement.  De temps en temps, nous pouvons créer de nouveaux partenaires offrant des bénéfices aux membres et nous allons partager notre information d'adhésion de manière similaire au partenariat qui existe avec la BMO Banque de Montréal et avec un accord écrit à l'effet qu'ils n'utiliseront pas l'information à d'autres fins.

Consentement

Vous donnez à la COPA votre consentement afin d'obtenir votre information personnelle en fournissant celle-ci de façon orale, par téléphone, par le fait de remplir la demande d'adhésion ou par courriel.  Dans le cas de renouvellements automatiques de l'adhésion, votre consentement écrit sous la forme d'une signature personnelle seulement est accepté afin de traiter le paiement.

Divulgation à un tiers parti: les noms, les adresses et les numéros de téléphone de nos membres peuvent être transmis à des tiers partis affiliés afin de vous informer de produits et services qui sont offerts par nos partenaires COPA, lorsque nous pensons qu'ils pourraient vous intéresser et, dans plusieurs cas qui contribuent à la santé financière de la COPA à travers des contributions faites à la COPA par les partenaires.  Si vous ne désirez pas être contacté par l'un de nos tiers partis, S.V.P. avisez le Coordonnateur à la vie privée au numéro 613-236-4901, poste 110 ou SGoertzen@copanational.org.  Nos partenaires COPA sont requis d'avoir en place une politique de vie privée qui satisfait aux exigences de la législation fédérale ou provinciale sur la vie privée applicable au Canada envers la protection de l'information personnelle.

Limite de la collecte

La collecte d'information personnelle est limitée à celle qui est nécessaire à la COPA pour communiquer avec les membres, partager avec notre partenaire et pour conserver des statistiques internes au sujet de la démographie de nos membres.  L'information personnelle ne sera pas utilisée ou révélée pour des utilisations autres que celles pour lesquelles elles ont été obtenues, sans le consentement de l'individu.  La COPA ne conservera pas votre information personnelle plus longtemps qu'il n'est nécessaire pour les fins auxquelles cette information a été obtenue.

Accès/Exactitude

Nous faisons de notre mieux pour garder nos dossiers exacts et à jour, mais nous avons besoin de votre aide afin d'être certain que votre information personnelle est correcte dans nos systèmes.   S.V.P. notifiez-nous de tout changement ou correction à votre nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse courriel.

Précautions

Toute l'information de carte de crédit des membres dans notre base de données de compagnie est cryptée et la base de données est protégée par un mot de passe.  Uniquement le personnel qui a besoin de l'accès à l'information afin d'accomplir leur travail a accès à celle-ci.  Ces employés sont peu nombreux, et ils sont soumis à nos politiques de vie privée et de sécurité.  Nous pouvons répondre à des subpoenae, des ordres d'un tribunal, ou à un procédé juridique.  Nous pouvons aussi choisir d'établir ou d'exercer nos droits légaux ou nous défendre contre des réclamations légales.  Nous pouvons amasser et possiblement partager de l'information afin d'investiguer, prévenir ou prendre action contre des activités illégales, de la fraude soupçonnée, des situations impliquant des menaces potentielles ou la sécurité physique de toute personne, ou tout autre chose requise par la loi.

Principes d’opération

Toutes les questions reliées à l'interprétation et l'application de cette politique devraient être dirigées vers le Coordonnateur de la vie privée Shelley Goertzen, à l'adresse courriel suivante: SGoertzen@copanational.org ou au téléphone 613-236-4901, poste 110.